Cómo gestionar el tiempo para ser más productivo
Por: Sandra Mateus | marzo 5, 2014 2:04 pm
EL TIEMPO
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Quienes usan mal su
tiempo, son los primeros en quejarse de su brevedad. Procura no estar en ese
grupo.
Muchas personas se
esfuerzan todos los días de manera más o menos exitosa en organizar sus
diferentes tareas, citas y trabajos de rutina. Hay quienes al finalizar la
jornada se dan cuenta que han estado ocupados cada minuto del día, han ido de
aquí para allá, han atendido llamadas, respondido correos, pero aún así se
quedaron por hacer cosas importantes.
Nosotros no podemos
estirar o aumentar el ‘tiempo’, sino solo usar mejor el que tenemos a
disposición. En otras palabras, el tiempo no se encuentra, lo programas.
Antes de entrar a
mirar aspectos puntuales como si llevamos o no agenda, si tenemos claras las
actividades prioritarias o si tenemos un acertado esquema para el manejo de las
urgencias, es interesante tener en cuenta que el manejo personal del tiempo
depende no solo de la personalidad, sino de las creencias que cada quien ha
generado a lo largo de su vida con relación a este tema.
Aquí cuentan
fundamentalmente las experiencias vividas durante la niñez y la forma cómo los
adultos nos relacionaron con el factor tiempo. Y aquí en esta relación en
muchas ocasiones predomina la búsqueda de ocupar en algo nuestras horas,
independiente de si es prioritario o no, si cada acción tiene un fin o si
requiere de disciplina. No. Lo importante es que nos vieran en movimiento.
Y así nos
encontramos ahora, en un continuo derroche de tiempo, que al final del día
podemos lamentar cuando miramos hacia atrás y vemos que poco hemos avanzado.
¿Qué hacer?
Lo primero para
lograr una gestión eficiente del tiempo es revisar esas creencias y tomar solo
las que realmente nos beneficien. La actividad no aporta necesariamente el
logro. Lo siguiente es generar espacios para una adecuada planificación. Lo
cual, claro, requiere de quietud. ¿Cuántos minutos u horas dedicas a planificar
tus actividades semanales?
Una adecuada
planificación se basa sobre metas claras. No puedes saber cuál es tu necesidad
de tiempo si no sabes exactamente qué es lo que persigues y cómo lo quieres
conseguir. Un ejemplo de ello es la búsqueda de empleo. Cuántas personas se
lanzan a la tarea de obtener un empleo basados en el envío indiscriminado de
hojas de vida a páginas de internet, agencias de empleo o empresas, sin tener
claro qué quieren realmente lograr y si hay otros medios para alcanzarlo. De
repente una sola llamada a la persona indicada sea lo necesario.
Esto también cuenta
en el ámbito corporativo. Muchos líderes embarcan a sus equipos en proyectos
que prometen rentabilidades importantes, pero no son realistas sobre los
requerimientos de tiempo de cada uno de sus colaboradores y menos aún se
encargan de alinearlos alrededor de la meta que se quiere obtener. El
resultado: proyectos postergados debido a que quienes están inmersos no pueden
disponer del tiempo necesario para las tareas que le corresponden.
A lo anterior se
suma que en la mayoría de las ocasiones se toman con ligereza la presencia de
interrupciones continúas, el mal manejo de las reuniones cotidianas, la no
identificación de bloques de tiempo improductivos, el mal uso de herramientas
tecnológicas como el correo electrónico o el teléfono e incluso, la incorrecta
disposición de los elementos del escritorio.
¿Sabes cuánto te
cuesta a ti o a tu empresa las interrupciones? Coloquemos un ejemplo: llegan a
ti compañeros o miembros de tus equipos a resolver inquietudes. Siempre habrá
unos minutos de saludo, el planteamiento de la pregunta, la resolución de la
misma, y minutos de despedida en los que se aprovecha para tratar temas
distintos al central. Si esto se repite varias veces al día ¿cuánto tiempo te
ha costado?¿se han resuelto temas estratégicos o siempre se trata de
actividades operativas que podrían ser resueltas de otra manera para lograr una
mayor productividad de todos?
Si aplicamos la Ley
de Pareto, tenemos que lo ideal será que el 20% de nuestro tiempo contribuya al
80% de nuestros resultados. ¿Es esta la relación que hoy en día aplicas en la
gestión de tu tiempo y tu productividad?
Priorizar es básico
en todos los niveles del liderazgo. Que resolver urgencias no inunden la
agenda. ¿Qué parámetros tienes para establecer prioridades? ¿Cómo esta su
capacidad de delegar?
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